采购发票钩稽

对于采购发票，钩稽是发票与入库单确认的标志，是核算入库成本的依据。已钩稽的发票才可以执行入库核算、根据凭证模板生成记账凭证等操作，无论是本期或以前期间的发票，钩稽后都作为当期发票来核算成本。在采购管理中，一张采购发票可以与多张采购入库单勾稽，多张发票也可以与一张采购入库单勾稽，同样，多张采购发票可以与多张采购入库单勾稽。

下面详细介绍钩稽及反钩稽的具体操作方法：

可以通过两个界面进行发票和入库单的钩稽，

第一是在采购发票编辑界面，通过（1）单击工具条上的【钩稽】；（2）选择〖查看〗→〖钩稽〗；系统会自动钩稽该张单据，并给予相应提示信息；另外，对已钩稽的发票选择〖查看〗→〖反钩稽〗，系统会自动反钩稽该发票，并给予相应提示。

第二是在发票序时簿上，也可以进行发票的钩稽、反钩稽操作。方法是：1）单击工具条上的【钩稽】；（2）选择〖编辑〗→〖钩稽〗；（3）在右键菜单中选择〖钩稽〗来进行钩稽，

小提示：在第一次进入“钩稽”界面时，系统会要求用户先进行业务单据显示隐藏列的设置，主要是建议用户屏蔽掉在钩稽界面中不需用的字段，只显示必须显示的列，一方面提高钩稽效率，另一方面提高系统响应的速度。这个操作只在第一次使用钩稽功能时会自动提醒，以后使用钩稽会直接进入钩稽界面。如果需要继续修改，可以通过“钩稽”界面，选择〖文件〗→〖显示隐藏列〗→〖采购发票/采购入库〗，调整显示的列，每次调整，系统都会在退出时保存。

首先说一下采购发票可以进行钩稽的先决条件

Ø         当期或以前期间的采购发票；

Ø         发票必须为已审核的发票；

Ø         钩稽人必须具有采购发票的钩稽权限。

满足上述先决条件的采购发票，如果想同入库单进行钩稽，还需要满足以下条件

Ø         发票和入库单供应商相同，

Ø         发票和入库单单据状态必须是已审核、尚未钩稽；

Ø         发票和入库单都必须是以前期间或当期的单据；

Ø         发票和入库单的物料、辅助属性、本次钩稽数量一般必须一致；

注意：如果关联单据生成的发票勾稽时，系统一般会直接勾稽，但若数量不一致，当系统参数设置为“发票和出入库单数量不等允许钩稽”，系统会出现如下提示：

 

直接勾稽：即发票和关联的单据直接勾稽掉；

选单勾稽：即选择其他条件匹配的单据参与勾稽。

当系统参数设置为“发票和出入库单数量不等不允许钩稽”则直接进入选单钩稽界面。

钩稽界面功能介绍

该界面上左方显示当前所选采购发票，下方显示采购入库单。在该界面，系统提供自动和手工选择采购入库单的功能，并有相应的选单工具。

 

 

（1）【重选】与F7

“钩稽”界面上的【重选】与〖文件〗菜单下的〖重新选择〗及快捷键F7执行都是同一操作，重新选择一张发票来钩稽，即过滤出所有符合条件的采购发票，在该发票过滤界面不能选择多张单据返回。

（2）【发票】与F8

“钩稽”界面上的【发票】与〖查看〗菜单下的〖选择发票〗及快捷键F8执行都是同一操作，选择其他发票来和当前的发票一起做为一组来进行钩稽，即按照钩稽界面上的供应商将符合钩稽条件的相同供应商的采购发票过滤出来，在该发票过滤界面可以选择多张单据返回。

（3）【单据】与F9

“钩稽”界面上的【单据】与〖查看〗菜单下的〖选择单据〗及快捷键F9执行都是同一操作，重新选择与当前发票供应商相匹配的入库单，即过滤出所有符合条件的采购入库单，在该入库单过滤界面可选择多张单据返回。

系统允许和发票钩稽的入库单包括：与所选采购发票供应商相同，物料匹配的已钩稽、尚未钩稽、且日期不为以后期间的外购入库。

（4）【删除】

在发票钩稽界面，单击【删除】时，可以将当前光标所在行的单据从钩稽界面上清除掉。如果再需要所删除的单，只能通过重选。

（5）【清空】

在“发票钩稽”界面，单击【清空】时，可以将“钩稽”界面所有的采购发票、采购入库单及费用发票全部从当前界面删除。

（6）【钩稽】

在“钩稽”界面，选单完毕后，并将需要参与钩稽的单据和发票上的选择标志列分别打上勾，单击工具栏上【钩稽】、选择〖编辑〗→〖钩稽〗，系统会钩稽发票并将发票与对应入库单钩稽，并提示成功。钩稽后可以退出钩稽界面、也可以继续钩稽。

钩稽界面的选项

（1）自动选择单据

如果选中<自动选择单据>选项，在“采购发票”单击【钩稽】或在“钩稽”界面重取发票返回后，系统会自动搜寻出与所选发票供应商相同，物料匹配的已审核、尚未钩稽、且日期不为以后期间的采购入库单显示在钩稽的下界面。注意，采购入库单可以为已记账的单据。

（2）选择关联单据

如选择<选择关联单据>选项，在“采购发票”界面单击【钩稽】或在“钩稽”界面重取发票返回后，系统会自动搜寻出与所选发票关联的入库单显示在钩稽的下界面，而不再将所有符合该张发票钩稽条件的入库单都过滤出来，可以缩小钩稽时自动选单的范围。如果找不到发票对应的上游关联单据，系统会自动再去找该张发票所下拉生成的入库单，并显示在下界面。

举例：如果发票A是选择WIN1，WIN2，WIN2三张入库单同时关联生成的，那么在钩稽时，如果选中这个选项，再选择发票A，系统会将WIN1、WIN2、WIN3三张入库单列在下界面，而不再去找其他匹配发票A的入库单；如果发票A没有通过上拉入库单生成，而是直接下推生成了入库单WIN4，系统在找不到其上游入库单的情况下，则会将记录了该发票号的下游单据WIN4列在下界面。

该选项与<自动选择单据>选项不能同时被选中，即如果选择其中一个，另外一个应不再可选，但可以同时不选。如果该选项与<自动选择单据>选项都未选中，则采购发票点钩稽后，系统则不会再去搜索与发票匹配的入库单，钩稽界面的下界面显示为空。

注意：用户已进入了“钩稽”界面，在<选择关联单据>、<自动选择单据>两个选项之间切换时，系统不会自动按相应规则再去更新下界面的入库单数据，只有通过F7再重新选择一次发票或下次再进入钩稽界面，系统才会按相应的规则取相关的入库单。

（3）选项“默认列宽”

〖查看〗菜单下的〖默认列宽〗可以将“钩稽”界面各列的长度调整为系统预设的列宽，即0.5英寸。

部分钩稽

（1）在选单钩稽界面，允许实现单据与发票的部分钩稽。

自动选择单据状态下，对发票钩稽时，系统自动带出与发票相同供应商或客户的出入库单据，以供选择，如下图。采购发票本次数量是20000，入库单一共有5笔记录，本次钩稽数量各5000，因此只能够将其中4笔记录勾选，然后实现部分钩稽。

 

（2）发票钩稽的最小单位是分录行，需要实现对应物料的本次钩稽合计数量一一对应，如数量不等只能够通过拆单实现。

（3）部分钩稽功能还体现在发票或单据的部分分录分批实现钩稽，如上图，发票本次可以实现只钩稽“晶振”，下次当“热敏电阻”入库后还能够进行第二次钩稽。

自动钩稽

当采购发票是关联采购入库单据关联时，只要符合钩稽条件，系统在发票钩稽时直接在内部完成自动钩稽。

自动钩稽时钩稽的判断条件与非自动钩稽时一致，如果不符合发票的钩稽条件，系统会给出相应不成功的理由，然后再调出“钩稽”界面，供用户进行手工钩稽。