凭证录入

凭证是整个账务系统的基础，是财务人员日常的重要工作。凭证录入功能为用户提供了一个仿真的凭证录入环境，为您提供许多功能以方便您高效快捷地输入记账凭证。在这里，可以将您制作的记账凭证录入电脑，也可以根据原始单据直接制作记账凭证。

首先我们通过下面这个案例来了解一下输入一张凭证的过程：

一、案例说明：

案例：2010年06月03日向“冠龙乳业”购买一批纯牛奶，数量1000盒，2元/盒，其中通过银行美金账户支付125美金（即850人民币），剩余1150元记入应付账款中。

 

在友商KIS商贸钢材版产品主界面，单击‘账务处理’→<凭证录入>，进入“记账凭证-新增”界面。

1、日期：可手工直接录入，或者单击下拉按钮，弹出日历进行选择。需要注意的是凭证日期一定大于等于系统当前期间，如果小于当前期间，系统不允许保存凭证。我们双击鼠标选取日期为2010.6.3

2、凭证字：通过下拉按钮选择。我们选择“记”字。

3、凭证号：系统自动取最大号加1，如存在断号，还可以自动填补断号。

4、附件数：手工直接录入或使用上下箭头选择。

5、摘要：手工录入、双击鼠标或使用F7快捷键调出摘要库进行选择。我们选择“购买牛奶一批”。

6、会计科目：双击鼠标或使用F7快捷键调出科目界面进行选择；您还可以使用F8调出会计科目下拉框进行选择。

Ø  第一条分录：我们选择1201物资采购，由于该科目进行数量金额核算，因此系统自动将数量和单价的录入界面展开，我们输入单价2，数量1000，金额栏自动显示2000。

Ø  第二条分录：我们选择1002.02科目，由于该科目是银行科目，系统弹出结算方式和结算号输入框，用户根据需要进行填写，也可以不填。由于该科目进行美元核算，系统自动显示币别中定义的汇率6.8，如果是浮动汇率，还可以修改汇率，我们直接输入原币125即可，系统自动根据汇率计算得出850。

Ø  第三条分录：我们再输入最后一条分录，科目选择2121，由于该科目进行了供应商核算，需要输入具体的供应商，我们选择“冠龙乳业”；金额，我们可以直接使用快捷键“=”或“ctrl+F7”自动平衡。

7、指定现金流量：由于该凭证涉及到了现金流量的流动，为了编制现金流量表，我们可以做完凭证后指定现金流量，单击【流量】，系统弹出指定现金流量的窗口，选择正确的主附表项目，确定即可。如：主表项目选择CI1.02.01-购买商品、接受劳务支付的现金；附表项目选择CI5.01.13-存货的减少；金额：使用右键中“计算当前行”。

已指定现金流量项目的凭证，修改会计科目或金额后，保存凭证时，系统提示用户重新指定现金流量。

下面我们就凭证录入中一些菜单和重要功能进行详细讲述：

二、菜单介绍

为了在记账凭证录入窗口中快捷有效地录入记账凭证，系统在菜单和工具条中提供了许多功能操作。由于菜单与工具条中的按钮功能一致，我们在这里就放在一起一并进行说明。

（一）文件菜单：

系统在文件菜单中提供了 “打印”、“打印预览”、“打印设置”、“使用套打”、“使用友商标准套打”、“汇总打印”、“套打设置”、“友商标准套打设置”、“保存模式凭证”“调入模式凭证”“关闭”等项功能，如图：

 

1、打印：

将本次录入的记账凭证按照设定的格式从打印机打印出来。

2、打印预览：

将记账凭证录入窗口按照打印出来的样式在屏幕上显示出来，以便调整打印输出的凭证样式。

3、打印设置：

设置记账凭证的打印格式，在打印设置窗口中，您可以设置记账凭证的打印输出格式、大小、字体及凭证栏宽度等参数。

4、使用套打：

如果需要使用套打模版进行凭证打印，则选择该菜单。

5、使用友商标准套打：

如果需要使用友商套打纸进行凭证打印，则选择该菜单。

6、汇总打印：

可以按照会计科目和核算项目级次进行汇总后再打印。

 

7、套打设置：

设置对应的套打模版。

8、友商标准套打设置：

设置友商套打纸对应的套打模版。

9、保存/调入模式凭证：

在“凭证录入”界面，当录入完一张凭证后，如该凭证内容会经常使用，我们可以选择〖文件〗→〖保存模式凭证〗，将该凭证保存为模式凭证，如以后重复使用时，只要在“凭证录入”界面，选择〖文件〗→〖调入模式凭证〗，即可。

相关主题：模式凭证

10、关闭：

关闭正在输入的记账凭证窗口，结束凭证输入，返回主界面。

（二）操作菜单：

系统在操作菜单中提供了 “新增凭证”、“保存凭证”、“还原”、“计算器”、“现金流量项目”、“插入分录”、“删除分录”、“单价不随金额计算”等项功能，如图：

 

1、新增凭证：

新增一张新的凭证。

2、保存凭证：

用于将已录入好的凭证保存在系统中，在保存之前，系统会检查凭证借贷是否平衡。

3、还原：

在凭证保存前，发现凭证录入错误，要将凭证内容整个的删除，可以使用该功能。

4、计算器：

可以调出计算器供用户计算数据使用。关闭计算器后，自动将计算器计算结果反填到鼠标定位的栏目处。

5、现金流量项目：

作完凭证后可以调出指定现金流量界面，供用户指定现金流量主附表项目。

6、插入分录：

在当前行的前面插入一条空白的记录，此时可以录入一条新的科目及金额等项数据。

7、删除分录：

删除当前光标所在的一条记录。

8、单价不随金额计算：

在单价、数量和金额已经存在时，改变金额（包括原币和本位币），单价将不随着金额的改变而改变。如果此时“单价*数量≠金额”，则在保存时给出提示：“单价*数量≠金额，是否继续？”，由用户自己决定是否需要手工调整。

9、预算控制选项：

系统对科目余额预算、科目发生额预算、科目单笔分录发生额预算不符合预算（大于最高预算或小于最低预算）的科目录入提供三种选择：不检查、警告（可继续录入）、禁止使用（不可继续录入）。

（三）查看菜单：

系统在查看菜单中提供了 “查看外币/数量”、“查看代码”、“查看单据”、“第一张凭证”、“上一张凭证”、“下一张凭证”、“最后一张凭证”、“跳转”、“页面设置”等项功能，如图：

1、查看外币/数量

用于切换记账凭证的输入格式。可以将凭证中币别和数量金额栏显示出来，供用户输入进行外币核算和数量金额核算的会计科目的相关数据。

2、查看代码

查询功能，按F7也可。用于查询系统提供的各种资料和参数，在凭证录入时有“摘要”、“会计科目”和各种“核算项目”可以查询。

3、查看单据

对于业务单据生成的凭证，可以通过此功能调出对应的业务单据。

4、第一张凭证

在凭证界面可以进行上查下查，该功能可以直接定位并打开用户输入的第一张凭证。

5、上一张凭证

在凭证界面可以进行上查下查，该功能可以定位并打开当前凭证的上一张凭证。

6、下一张凭证

在凭证界面可以进行上查下查，该功能可以定位并打开当前凭证的下一张凭证。

7、最后一张凭证

在凭证界面可以进行上查下查，该功能可以直接定位并打开用户输入的最后一张凭证。

8、跳转

可以设置相关凭证条件，直接定位并打开符合条件的凭证。

9、页面设置

凭证录入界面以及打印界面的相关设置，包括“尺寸”和“选项”2个页签。

三、工具栏介绍

工具栏中的功能与菜单同名功能相同，具体介绍见菜单介绍

四、专家温馨提示：

（一）凭证录入技巧介绍：

1、通用快捷键：

Ø  F7键：

按[F7]系统即可弹出“科目代码”界面查看所有的代码，如凭证摘要库、科目代码库、核算项目代码库等，您可以从代码中选择您所需的科目。代码查询功能是凭证录入中十分有用的一项功能，它是一种具有智能化的功能，它能根据光标所在位置自动选择您需要查看的代码内容。

Ø  F8键：

按[F8]即以下接形式弹出摘要库、会计科目、核算项目等，并即时过滤显示。

Ø  F9键：

按[F9]进行汉字模糊查询，只要您在科目栏中录入汉字，如“应”，再单击功能键F9，系统会自动将包含“应”字的会计科目全部显示出来。

2、凭证摘要快速录入技巧：

系统提供了摘要的快速复制功能：在录入完第一条摘要以后，将光标移到凭证栏中的下一条摘要处，录入“..”，复制上一条摘要，录入“//”复制第一条摘要。

3、金额栏录入技巧：

如果要将已录入的金额转换到另一方，只需将光标定位于要转换的金额栏上，然后按[空格]键进行切换。

如果要输入负金额，在录入数字后再输入“-”号，系统即会以红字显示。

如果您需要计算器计算，则在金额栏按F7或双击鼠标左键即可调出友商计算器，您可用我们提供的计算器进行简单计算，最后敲空格键将数据回填到凭证上。

如果需要清除金额栏中的数据，只需将光标移至金额处，按“Esc”键即可。

您可同时单击“Ctrl”和“F7”两个功能键或者直接单击“=”，进行凭证借贷的自动平衡。

（二）预算管理：

1、凭证左上方显示科目余额和预算额：

可以在‘基础设置’的<账套选项>中设置是否显示，系统默认显示科目余额和预算额信息。

2、录入凭证时进行科目预算控制：

如果希望进行预算管理，需要作如下工作：

第一步，在会计科目中编制预算

第二步，在‘基础设置’的<账套选项>中设置预算控制方式，系统默认进行警告。

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