插入菜单

　　〖插入〗菜单中下设了：横向插入单元格、纵向插入单元格、整行插入、整列插入、函数、图表六个选项，下面我们来详细讲解这些选项的功能。

　　¨ 单元格各种插入操作

　　¨ 行列各种插入操作

　　¨ 函数调用方法

　　1.1.1.1 横向插入单元格

　　单击选定所要插入位置的单元格，单击〖插入〗—〖横向插入单元格〗，所选定的单元格前即可插入一个单元格。如果要插入多列单元格，则可以选择多列，再单击〖插入〗—〖横向插入单元格〗，则可同时插入多个单元格。

　　1.1.1.2 纵向插入单元格

　　单击选定所要插入位置的单元格，单击〖插入〗—〖纵向插入单元格〗，所选定的单元格上行即可插入一个单元格。如果要插入多行单元格，则可以选择多行，再单击〖插入〗—〖纵向插入单元格〗，则可同时插入多个单元格。

　　注意事项 以上操作均提供右键操作。将光标定于将进行操作的单元格，单击右键，弹出菜单以供选择。

　　1.1.1.3 整行插入

　　单击需要插入的新行之下相邻行中的任意单元格。例如，若要在第 5 行之上插入一行，请单击第 5 行中的任意单元格。再选择〖插入〗—>〖整行插入〗。

　　1.1.1.4 整列插入

　　单击需要插入的新列右侧相邻列中的任意单元格。例如，若要在 B 列左侧插入一列，请单击 B 列中的任意单元格。再选择〖插入〗—>〖整列插入〗

　　1.1.1.5 函数

　　显示函数列表，由于该部分功能内容比较多，将单独作为一个小节详细介绍，详见后面章节中对函数的详细介绍。

　　1.1.1.6 图表

　　显示图表向导，进行相关的报表图表的定义。

　　1.1.1.7 生成图形

　　一连串的数据让人看起来难免有些枯燥，使用图表来显示就会直观明了。在〖插入〗菜单中为您设置了〖图表〗功能选项，使您快速方便的创建生动详明的图表。

选择〖插入〗—>〖图表〗或是按工具栏中的 ，系统将弹出“图表向导”界面。

　　1.1.1.8 图表选项

　　在数据源定义完成之后，单击【下一步】或者直接切换到“图表选项”标签页，就可以直接进行图表选项的定义。定义步骤如下：

步 骤	描          述	是否必需（是/否）
第一步	定义图表的标题和图表的脚注。	是
第二步	确定数据系列是定义于行还是定义于列，是否显示图例。	是
第三步	在数据标签的选项中，选择是否显示数据标签、显示百分比、显示系列名还是显示类别名。	是
第四步	确定打印的选项，确定打印时是否占据整个页面，是否自动调整，还可以进行自定义打印的设置。	是

　　坐标轴

　　在完成了图表选项的设置之后单击【下一步】或者直接切换到“坐标轴”标签页，进行坐标轴的定义。您可以定义X轴、Y轴和Z轴的名称，以及是否显示轴线、网格线，是否显示坐标刻度。

　　当您将这些都设置完成之后，单击【完成】，一张新的图表就定义完成了。

　　生成图表后，在『文件』下拉菜单中点击【打开图表】，则可选择所需的图表打开，可打印预览，并打印。

　　图形生成举例

　　下图是刚刚制做好的一张简易报表——某工厂各车间某月的某材料的领用情况表：

　　现在可根据上表生成能反映各车间的收入、支出情况的对比图。

　　首先我们应设想在数据源中应填入那些数据，既然是反映收入和支出，显然是要添入<本月收入>与<本月支出>的数据，因此，在报表中选中A1到C5的区域。然后单击〖插入〗—>〖图表〗或单击图表工具按钮，进入制图向导，首先在图表类型中我们可选择<饼图>;接着在数据源中我们添入数据，单击【添入数据】，这时数据源表中的单元格中就会自动取到的报表中选定的单元格的坐标名称，如下图所示：

　　单击【显示数据】，可查看相应单元格的值;接下来设置一些图表选项，设置如下：

　　图表标题：车间材料收入、支出对照。图表附注：收支对比。

　　数据系列：定义于列，即图中取同一列不同行的数据。

　　显示图例、显示数值。

　　最后由于是饼图，就不必设置X、Y、Z轴的参数了。下面单击【完成】，此时一张各车间材料收入、支出对照图就生成了。

　　在图表选项内，数据系列定义于列，显示的图形，如上图所示

　　在图表选项内，数据系列定义于行，显示的图形，如上图所示

　　编辑图表

　　生成的图表应当可以编辑，即重新设置制表条件。在图表显示状态下，主菜单上自动加入〖图表属性〗菜单，在生成的图上单击鼠标右键还会弹出相同功能的快捷菜单，菜单如下图所示。

　　图表结构

　　在具体解释各功能前，首先来介绍一下图表的结构。青色的区域为整个图表区域(颜色可自已设置的)，它的大小可在报表区域内自由调整;中间的墨绿色区域为图形区，它用来放置图表，图表上方的文字表明了图表的含义，对本例这个含义来源于制表向导中的数据源中列的内容，其大小可在图表区范围内调整;图形区右边的的方框为图例，用来指明各种颜色的几何图形表达的含义，对本例这个含义来源于制表向导中的数据源中行的内容;图表中的各个彩色区域可称数据系列;而其中的数值被称为数据点标签;最后图表区的上方有图表的名称即标题;下方有脚注。图表的各部分的名称如下图所注：

　　图表编辑功能

　　1、图表选项

　　单击【图标选项】，再次弹出制表向导，可重新设置制表条件，同前面所说的图表制作是完全一样的，在此不再重复。

　　2、图表区域

　　可设置图表区域的样式，是否显示填充色、是否显示边框以及填充色和边框的颜色，还可设置是否显示阴影。

　　3、图形区

　　该选项是用来设置图形区的样式的，功能与上述图表区域样式设置功能相同。

　　4、图例

　　该选项除了可设置图例的样式(同前)外还可设置图例文本格式(包括字体大小、字体摆放方式)和图例在图表中的位置。

　　5、标题

　　用来设置标题的文本、样式、位置，功能与上述图例中的功能相同。

　　6、脚注

　　用来设置脚注的文本、样式、位置，功能与上述图例中的功能相同。

　　7、数据系列

　　选中某数据系列，再选此功能选项，可设置该数据系列是否有填充色、是否有边框以及填充色和边框的颜色，还可以设置该数据系列上是否需要数据标签。

　　8、数据点标签

　　该功能主要用来设置数据点标签的位置、背景色、是否允许折叠、字体、文字方向以及对齐方式。

　　9、X轴(或Y轴或次Y轴或Z轴)

　　若选用的图形的种类是二维或三维图，那么就可对相应的轴进行相应的设置。如轴线、主网格线、附网格线的显示及显示颜色;刻度的显示位置是与轴线交叉、还是在轴线内侧、还是在轴线外侧甚至无轴线;如果有刻度还可设置刻度的类型，

　　10、X轴(或Y轴或次Y轴或Z轴)标题

　　该功能用来设置轴的标题的文本、样式与位置，具体功能使用与图表标题的功能相同。

　　11、X轴(或Y轴或次Y轴或Z轴)标签

　　该功能主要用来设置轴标签的背景色、是否可折叠、字体、文字方向以及对齐方式等。

　　1.1.1.9 图表类型：

　　在“图表类型”标签页中，单击<图表类型>的下拉按钮，系统将为您列出所有的图表类型，有立体柱形图、平面柱形图、立体线段图、平面线段图、饼图等12种图形由您选择，您还可以改变图形的仰角和旋转角度从不同的方位来观看图形。

　　1.1.1.10 数据源

　　在“图表向导”界面单击【下一步】或者直接切换到“数据源”标签页，就可以直接进行数据源的定义。

　　标签页右下角有两个Tab键：【添入数据】和【显示数据】。只有在显示数据状态下，单击【添入数据】，您才可以添入数据。

　　添入方法：单击想添入数据的单元格，再单击【填入数据】即可。添入数据的来源有两种，一是来源于报表中被选中的单元格或区域(通过拖动鼠标选取)，具体显示为每一个单元格在报表中的坐标，如A1、F6等字样;另一种是直接手工录入。单击【显示数据】，填入单元格中的坐标变为报表中相应单元格的值，同时【显示数据】变为【显示定义】，方便填入单元格在数值和坐标定义之间进行切换。在【显示定义】状态下，【添入数据】变为【刷新数据】，您可以对数据进行刷新，此时则不能填入数据，必须切换为【显示数据】才可添入数据。