编制销售单据的通用说明

l     单据日期的输入

新增单据时系统的默认日期取当前系统日期，如下图所示。

 

当账套期间与系统日期不一致时，会出现以下三种情况：

1选择此项，在新增单据时，单据日期取系统日期，如：当系统日期为2007-03-06，而账套业务期间是第二期，则新增单据的单据日期显示为2007-03-06。

2 没有选择此选项时，当系统日期大于账套期间最后一天，则系统取账套期间的最后一天，如：当前系统日期为2007-03-06，而账套业务期间是第二期，则新增单据的单据日期显示为2007-02-28即账套期间的最后一天。

3 没有选择此选项时，当系统日期小于账套期间第一天，则不管选不选择该选项，默认日期为账套期间的第一天，如：当前系统日期为2007-03-06，而账套期间为第四期，则新增单据的单据日期显示为2004-04-01即账套期间的第一天。

注：当系统日期与账套的期间一致，如系统日期为2007-03-06，账套期间也为2007年第三期，则无论选不选择该选项，新增单据时都取系统日期为单据日期。

此外用户也可对日期进行修改。但不可以输入已结账期间的日期。

单据编号的输入

每张单据都有独立的编号，系统根据在〖基础设置〗—〖单据设置〗中的编码规则自动生成每张单据的编号，如果用户选中“允许手工录入”，那可以在制作单据时手工修改系统提供的单据编号，反之用户不能修改单据编号。

l     选择供应商或客户

在采购和销售系统的各个业务单据中，均需要选择供应商或客户单位名称，可以通过点击栏目右侧的图标打开往来单位列表，通过列表分类查找；也可以输入供应商或客户的部分代码，系统会自动弹出浮动窗口，窗口中显示与代码相近的所有供应商或客户名称，即可进行模糊查询，更方便用户使用。如果查找后确认往来单位资料尚未定义，可以直接在列表窗口中新增往来单位。

l     销售方式——现销、赊销、分期收款销售、委托代销

销售订单、销售出库单、销售发票均有此选项，选择不同的销售方式，对后续业务处理的影响不同，首先根据实际业务类型直接判断如何填写，现款销售选择现销，销售后再结算选择赊销，如果是属于分期收款的销售模式，选择第三种，如果是属于委托代销业务，选择第四种。下面介绍一下各种选择后的业务差异，主要是针对发票而言。

ü     如果发票选择现销，就不会影响后续应收应付业务；

ü     如果发票选择赊销，应收系统会据此进行收款业务管理，收款单可以引用此赊销发票；

ü     如果发票选择分期收款销售，同赊销的主要区别在于，财务处理时会根据出库单直接计入“分期收款发出商品”科目，在发票钩稽出库单时，确认收入和收款管理；

ü     如果发票选择委托代销：同赊销的主要区别在于，财务处理时会根据出库单直接计入“委托代销商品”科目，在开具发票时，确认委托代销结算及收款管理。

l     选择源单类型和选单号

在采购系统中，采购入库单和采购发票这两张单据均有这两项内容，销售系统中，销售订单、销售出库单和销售发票这三张单据均有这两项内容，换句话说，只要是可以同其他单据建立关联的单据，均有这两项内容。下面就这两项内容作详细介绍。

选择“源单类型”同可关联单据相关，比如采购发票可以同订单或入库单关联，入库单可以同订单和采购发票关联，销售订单可以同销售报价单关联，销售出库单可以同销售订单、销售发票、产品入库、外购入库关联，销售发票可以同销售订单、销售出库关联，也因此可关联的单据都可以在源单类型中看到。在制作单据时，如果此单需要同其他单据建立关联，那就选择源单类型，然后选择选单号，系统会将所有符合源单类型的单据以列表窗口形式显示，用户可以快速查找相关联的源单，建立两单据之间的关联，在选定一个单号后双击，系统会将选定的源单回填到单据制作窗口中，方便快速录单，当然，如果用户想快速查找关联源单，可以先选择好供应商，然后系统会过滤此供应商的所有源单，进一步缩小查找范围，进一步加快录单速度。

l     选择物料

在所有业务单据中，均需要输入物料，可以选择输入物料代码或物料名称，系统会根据已输入的部分物料代码或者物料名称进行过滤筛选，并以浮动窗口形式显示，同时显示该物料的不同规格型号，方便用户随时查找和选择。这种形式也叫做模糊查找。当然可以通过F7打开物料窗口按列表显示，方便查找。

l     选择仓库

在所有业务单据中，都必须输入“仓库”，为了更好的区分仓库代表的业务类型，单据录入界面中仓库可能会冠以业务说明，比如发货仓库、收料仓库、调出仓库、调入仓库、组装件仓库、子件仓库等等。可通过F7打开仓库窗口，按列表显示。列表中会依据单据支持的仓库类型来显示。

l     输入物料单位和输入物料数量

输入物料单位和物料数量要一起说明，在输入物料后，系统会自动填入基本物料单位和物料单位，基本物料单位和物料单位的关系下面说明，这里要说的是输入物料数量时，系统会根据物料单位直接换算填写基本单位数量，如果物料数量不是按照当前显示的物料单位作为单位统计的数量，那可以在录单界面修改物料单位，系统也会根据物料单位和数量自动换算基本物料单位和数量的。

l     基本单位名称、基本单位数量、单位和数量之间的关系

关于这四项内容的关系要从物料的基本资料介绍开始，在下图中，选择物料所属的计量单位组，同时确定此物料的基本计量单位以及采购、销售、仓库的计量单位，在所有涉及到物料的单据体中，根据所属系统确定以哪种计量单位作为数量输入单位，举例说明，假如采购系统的计量单位不是基本计量单位，那么在采购系统中的单据里输入数量时，系统根据输入的数量换算成基本单位数量，并反映在基本单位数量列中。

回到这四列的关系上进行说明，所有单据的单据体中，都包含这四项内容，其中，单位和数量是可以编辑和输入的，单位默认状态下显示的是物料的所属系统单位，但可以在录单界面随时修改此单位，数量在输入后，会自动根据单位和基本单位换算出基本单位数量，也就是说，基本单位名称和基本单位数量这两项内容不能够编辑和修改，内容是根据单位和数量，以及计量单位组的换算关系而计算得出的。

一旦发生业务，物料的基本计量单位不能修改，但物料的采购、销售、仓库的计量单位可随时修改。

 

 

l     币别

指订单结算使用哪种货币。 系统默认为本位币，用户可以修改。财务处理汇兑损益，业务系统中主要处理外币核算和结算，不提供通财务系统汇兑损益的结算；采购系统中订单和发票可以处理外币核算。销售系统中，订单、发票和报价单均可以处理外币核算业务。

l     汇率

即当前币别的汇率，取自币别基础资料信息，用户可以根据实际情况改为业务发生日汇率。

l     结算方式：

即订单结算采用何种处理方式，订单的结算方式可以在被发票引用后直接填入，保持信息的连续跟进。用户可以（1）直接手工录入结算方式代码；（2）使用快捷键F7；（3）选择〖查看〗→〖查看〗→〖查看编码〗，系统将弹出“项目”查询窗口，提供所有基础资料中结算方式列示，用户查询后选择所需要的结算方式信息。

l     结算日期：

指该笔业务结算时的日期，用户手工录入。

l     摘要、备注、地址、开户行等：

指该笔业务的辅助性说明，用户通过业务摘要库维护摘要，备注、地址、开户行等信息都是作为单据的辅助性说明，并可以直接在打印单据时选择这些信息。

l     主管、部门、保管、验收、业务员：

是指提出该笔单据业务涉及到的部门、主管、职员，用户可以由三种方式选择（1）直接手工输入代码；（2）使用快捷键F7；（3）选择〖查看〗→〖查看编码〗，系统将弹出“核算项目－相关信息”查询窗口，用户查询后选择所需要的信息，其中部门和业务员在基础资料中可以关联，在选择部门后，系统自动代入业务员。

l     制单、审核、记账、审核日期：

这四项内容是由系统根据当前单据的编制人、审核人、记账人和日期自动填入的，主要作用是记录单据的操作人和操作日期。