2011-06-10 11:13
来源：本站原创
销售单据操作的通用说明
销售系统中的销售订单、销售发票在保存时会检查一些内容，比如所有必录项是否都已经填入内容、销售最低限价预警等，在【基础设置】→【销售价格资料】→【操作】→【价格管理选项】→【限价控制】，有两项“最低限价控制强度”“最低限价控制时点”，“最低限价控制强度”如果选择不予控制，单据保存时就不控制价格，如果选择密码控制，则可以通过此窗口设定密码，如果单据的价格低于最低价格，则通过是否知道密码来判断是否允许保存，输入密码正确就可以保存，无法输入密码就不可以保存，当然，如果在“最低限价控制时点”选择保存时判断，那上述内容就会在保存时判断，如果选择审核时判断，那就在审核时判断最低限价。想了解关于价格管理的详细内容，可参考销售价格管理章节。
采购订单中的信息很多，但在录单时可以选择性的输入部分内容，先说明哪些项目是必须填入的，简称必录项；采购订单的必录项包括供应商、日期、编号、采购方式、币别、汇率、物料代码、单位、数量、交货日期；细心的你可能发现在订单编辑界面中，上面所提的这些信息后面均有一项内容(*)，这个标志就代表此项信息是必录项，你可以不必记住订单必录项，通过这个标示在保存前检查是否有遗漏的未填写信息即可。
单据保存还有个选项需要说明，点击菜单查看—选项—保存后立即新增，选择这项，那在订单制作保存后，系统立刻进入下一张订单的编制界面，用户可以直接录单，这适用于连续录单，；如果不选择此项信息，那么用户录单保存后，系统停留在编制的订单界面，用户可在此基础上进一步修改刚录制的订单，当然，在点击工具栏上的新增厚，同样可以编制一张新订单。这个功能在每个单据编辑界面都可以随时改变，以适应不同用户的操作习惯和要求。
小提示：部分用户在第一次录单时不清楚上面选项的作用，在保存单据后不知道到哪里可以查看到刚编制的单据，这种情况可以通过打开单据序时簿查看，如果希望单据保存后依然可以方便的检查和浏览，那可以不使用保存后新增这个选项。
采购系统的单据录入过程中，可能需要参考很多库存信息和价格信息，因此在单据编制界面的菜单中提供相关信息的查找，用户可以随时查看供应商或物料的基础资料、物料的价格管理信息、当前物料的库存信息及历史价格信息等，通过点击菜单查看即可调出这些信息。需要详细说明的是价格，单据可以查看采购价格资料中的物料价格，还可以查看物料的发票历史价格，通过获取采购价格这个功能，可以直接将采购价格资料中的物料价格直接填入单据明细项中。
用户日常工作中，录入单据的工作量很大，系统提供复制单据和批量复制单据的功能，可以最大程度地减少录入单据的工作量，这是为用户贴心考虑的一个实用功能。下面说以下复制的具体实现方式。
单据编辑界面和单据序时簿查询界面有两个复制单据的功能，在编辑界面的复制是一对一的复制，且复制后还要录入和确认其他无法复制的信息；在序时簿查询界面是多对多的复制，复制后的单据即是一张已完整保存的单据，这就是在编制订单时复制和序时簿里的批量复制的区别。下面说以下复制的具体规则：
Ø 在单据序时簿上只提供整单复制的功能；
Ø 单据复制时单据号自动顺序递增，即不能复制原单的单据号；
Ø 复制单据日期自动默认为当前系统日期；交货日期默认为当前系统日期；
Ø 复制时默认为被复制的单据的必录项是齐全的，不进行必录项的检查；
Ø 所有的单据，无论被复制单据的状态如何，都可以进行单据复制，且复制后的单据都处于可编辑的状态，且<审核人>、<记账人>等字段应置为空值，源单据为作废状态的复制后的单据为正常单据；
Ø 复制相当于手工新增，如果被复制单据是关联生成的，则不复制该单据的源单据号码；
Ø 在初始化设置中，不提供复制功能；
Ø 一旦出现保存时条件不能满足，不能保存时（例如不允许负库存，却出现了负库存），系统中断目前单据的处理，并由用户选择是否继续进行其他单据的复制处理。
以下内容是批量复制的操作说明：在序时簿界面中，用鼠标选中一张任何状态的单据或其某个条目、或者使用快捷键Shift选中多张单据，使用复制选择〖操作〗→〖复制所选单据〗。在当前采购订单界面上，单击【复制】或选择〖操作〗→〖复制所选单据〗，系统会自动按所选单据生成同样数目的新单据，并给予复制提示信息表。
小提示：复制单据，如果是源单的关联信息，比如采购收货单中的应收数量，就不被复制到新的单据中，换句话说，复制后的采购收货单中的应收数量为0，不记录原单据同其他单据的关联数据和信息。
用户日常工作中，同一张单据中，往往有很多行与行之间差别不大的数据，使用该功能可以最大程度地减少录入单据的工作量，这是为用户贴心考虑的一个实用功能。下面说一下复制当前分录的具体实现方式。
只有在单据编辑界面才能使用此功能，使用该功能可以将选中行的数据复制到单据末行，下面说一下复制当前分录的具体规则：
Ø 该功能使用的前提条件是单据表体中光标所在的行必须有数据。这里的数据是指：该行至少已录入“物料代码”。
Ø 当单据表体某一行有数据，光标落在该行任意一个可编辑的列中，在操作选项中点击“复制当前行”功能，系统将自动将光标所在行的内容，复制到当前单据最后一行。
Ø 各行的关联数据列不在复制的范围内。
Ø 复制行的各列可以依据现有的各单据表体的设计规则，对于可编辑的列，可以手工修改
Ø 单据在新增、保存时，该功能亮显，可以使用。审核后，该功能灰选，不能使用。
最后一行指：例如：现在表体已经有3行数据，第二行为空白行，将光标放在第一行的可编辑列里，使用该功能，复制的行处于第4行，而不是第2行。
用户日常工作中，同一张单据中，往往有很多列的数据是相同的，例如仓库、备注列。使用该功能可以最大程度地减少录入单据的工作量，这也是为用户贴心考虑的一个实用功能。下面说一下批量填充的具体实现方式。
只有在单据编辑界面才能使用此功能，使用该功能可以将选中行的数据复制到单据末行，下面说一下复制当前分录的具体规则：
Ø 当单据表体某一行有数据，光标落在该行任意一个可编辑的列中，点击“批量填充”功能，系统将自动将光标所在列的内容，填充到当前单据该行下面所有有数据的行的相同列中。批量填充功能只能填充光标所在行的下面行的相同列，对于其上面行相同列不起作用。
Ø 单据表体中就会出现同一列中有些行能编辑，有些行不能编辑，对于不能编辑的行，该功能不起作。
Ø 复无论单据处于何种状态，当光标落在“辅助属性”列时，该功能灰选，不能使用。
Ø 单据在新增、保存时，该功能亮显，可以使用。审核后，该功能灰选，不能使用。
说明：单据中，如果单据中的物料代码列使用该功能，系统将自动将光标所在列的物料代码，填充到当前单据该行下面所有有数据的行的相同列中。相当于手工录入该物料。
在KIS专业版中，提供单据审核和反审核功能。审核就是在当前发票界面、新增并保存了一张单据后，（1）单击工具条上的【审核】；（2）选择〖查看〗→〖审核〗；（3）直接使用快捷键F4，系统会自动审核该张单据，并给予相应提示信息；另外，对已审核的发票选择〖查看〗→〖反审核〗、或者直接使用快捷键Shift+F4，系统会自动反审核该发票，并给予相应提示。
另外在发票序时簿上，也可以进行发票的审核、反审核操作。方法是：1）单击工具条上的【审核】；（2）选择〖查看〗→〖审核〗；（3）直接使用快捷键F4；（4）在右键菜单中选择〖审核〗来进行审核。
在KIS专业版中，提供单据的作废和反作废功能，单据在编制完成后，未审核的状态下，单据可以执行作废操作，单据作废后不参与报表的统计汇总。具体操作是新增并保存了一张单据后，打开单据序时簿，（1）单击工具条上的【查看】—【作废】系统会作废该张单据，并给予相应提示信息；，对已作废的单据选择〖查看〗→〖反审核〗，系统会自动反作废该单据，并给予相应提示。需要说明的是，作废单据可以让此单据在当月期间报表汇总时不包括作废单据，同时结账时不检查作废单据是否审核。如果对已结账期间的作废单据进行反作废操作，需要首先更改单据日期，然后才可以审核和加以使用。
在KIS专业版中，提供单据的前单后单查询功能。通过单据上的工具栏上的“前单”、“后单”按钮可对前后单据进行快速查询。用户还可通过点击“后单”旁的下拉箭头，可打开最近所访问的单据。
前单后单顺序：
a如果是通过打开单据进入单据界面，则前单后单是针对此单据的录入顺序而言；
b如果是通过序时薄进入单据界面，则前单后单是针对当前序时薄的单据顺序而言；
c如果是通过报表穿透查询进入单据界面，则前单和后单隐藏不显示。
前单后单查看时，根据权限控制查看单据。即没有权限查看的单据，通过前单后单查询时不能查看。
