建立新账套

　　在金蝶KIS行政事业版中，保存账务资料的文件称为“账套”。账套中存放的内容包括：会计科目、记账凭证、各种账簿、会计报表以及固定资产、工资等。在一个账套中只能保存一个公司或一个单独核算单位的账务资料，但在实际工作中您可以根据需要建立任意数量的账套,从而通过合理地组织账套文件，及时掌握各单位或下属独立核算单位的财务状况，为加强单位管理和经济核算提供必要的信息。

　　会计电算化就是用计算机代替人工进行账务及其他有关业务处理工作。因此您必须至少要建立一个账套文件，用以存放有关财务及业务资料，以便于计算机进行处理。一个账套就是一个单独的计算机文件，您可以利用操作系统提供的复制、改名、删除等功能对账套文件进行相应操作。为了保证您账套数据的安全完整，防止发生意外情况导致数据丢失，您应当定期对账套进行备份，并妥善保存备份资料。

　　启动金蝶KIS行政事业版后可以有三种方式建立新账套。一种是进入系统后，从下拉菜单中执行“新建账套”功能：用鼠标单击屏幕左上角的“文件”就会弹出下拉菜单，然后选择“新建账套”即可;另一种是直接在系统登录窗口，单击“新建”按钮，系统自动提示新建账套的步骤。

　　一、输入账套文件名

　　计算机管理账套是按照文件的方式进行的，因此每个账套必须有一个文件名。

　　图3-4

　　执行新建账套功能后，系统会弹出建立文件对话框，如图3-4所示。用户可以按照便于识别和记忆的原则输入账套文件名，金蝶KIS行政事业版中默认账套文件的扩展名为“AIS”。建议用户在为账套命名时，尽量采用默认扩展名，这样在以后进行打开账套操作时便于查找。请记住此文件名称，以便日后打开以此文件命名的账套。

　　系统在打开账套时是按默认扩展名列表的，如果在打开账套操作时找不到所建立的账套，在确定驱动器和路径无误后，可将“文件类型”改变为“所有文件[*.*]”类型，查看是否输入了非“AIS”的扩展名。

　　在输入完账套文件名之后，就进入了金蝶KIS行政事业版建账向导。

　　二、账套名称

　　在建账向导的带领下，第一步就是输入账套名称。

　　这里需要提请用户注意的是：账套名称与账套文件名是两个截然不同的概念。账套名称一般是使用该账套的公司或单位名称，用于标识该账套所属的会计主体。账套名称将在输出凭证、账簿、报表等业务资料时使用，所以在此处请清楚输入单位全称，以防混淆不清。

　　完成账套名称输入之后，点“下一步”，就进入所属行业选择画面。

　　三、所属行业

　　系统内已经预设了八个行业的会计科目表及报表，如图3-5所示。本功能的作用是为采用标准科目结构的行政事业单位提供预设资料，以减轻用户在会计科目和报表设定中的工作量。利用鼠标或光标上下移动键在所属行业列表框选择所属的行业。

　　图3-5

　　若已经选择了所属行业，系统将自动为你建立相应行业的会计科目表及报表设置。“详细资料”按钮可以让您查看所选行业的预设会计科目代码及名称列表，如图3-6所示。系统以预设的会计科目和会计报表进行账务处理，输出证账表全套会计资料。若您的行政事业单位所需的会计科目与预设资料有差异，您可通过修改预设的会计科目来达到适应行政事业单位会计核算管理的目的，您还可在建账完成后，在“会计科目”中进行修改。

　　如果您不想采用系统预设的会计科目及报表资料，您只需选择“不建立预设科目表”选项即可，系统会为您提供一个空白的会计科目表，由您根据自己的需要去建立。

　　图3-6

　　四、确定记账本位币

　　跟着建账向导，单击“下一步”，进入“记账本位币”录入窗口，如图3-7所示。记账本位币是指一个单位在进行会计核算时统一使用的记账货币。单位在进行经济业务核算时，应确定一种记账本位币，以便于对有关外币业务进行处理。

　　在这个窗口中，您可以输入记账本位币代码和本位币名称。记账本位币代码长度为3个字符，一般为3个英文字符，无特别要求，便于识别即可。

　　本位币名称长度为10个字符，一般为汉字货币名称。这里特别需要提请用户注意的是：在输入记账本位币代码时尽量不要使用“$”符号，因为该符号在自定义报表中有特殊含义，如果使用，在自定义报表中可能会遇到麻烦。

　　图3-7

　　五、确定科目代码级数及长度

　　确定本位币后，建账向导把我们带进了会计科目结构设计中，如图3-8所示画面。

　　图3-8

　　金蝶KIS行政事业版中会计科目结构是树形分支结构，按照分支所处的位置分级管理。最上面的是一级科目，最底下则为明细科目。

　　会计科目由科目编码和科目名称两部分组成。其中，科目编码的最大级别数为6级，最大位数为15位。科目名称可以由汉字或字符构成，最大40个字符或20个汉字。您可以根据实际业务需要来设置科目代码级数和各级代码的长度。我国会计制度一般将一级科目代码的长度定为三位，外商投资单位一级会计科目代码长度为四位。但若您在前面选择了某个行业的预设会计科目，则一级科目代码长度由系统给出，用户无法修改。

　　会计科目的级别以及各级长度的确定，应综合考虑各方面的因素，既要便于操作又要为今后的发展留有余地。因为一旦新建账套完成，所设定项目均无法再做任何修改，在此需要提请您特别注意。

　　六、设定账套期间

　　建账向导的第一个步骤的最后一项处理是：设定账套会计期间。不同的会计主体可能有不同的会计期间划分。金蝶KIS行政事业版提供了十分方便、灵活的账套期间设定功能，可根据行政事业单位会计核算管理的不同要求，不同情况人为的划定会计期间。

　　会计期间的设定操作如图3-9所示，共有会计年度开始日期、账套启用会计期间两项内容。

　　图3-9

　　(一)会计年度开始日期

　　会计年度开始日期是与会计期间紧密相联的一个重要概念，它用以确定您的账套会计年度的起始日期，此日期将是您的一个会计年度开始和结束的标志。例如，如果选择会计年度开始日期为4月1日，则在每年3月底结账时，系统就会作年结处理。我国制度一般规定会计年度开始日期为1月1日。

　　(二)账套启用期间

　　账套启用期间是指用户开始使用金蝶KIS行政事业版处理账务数据的那一个期间，通俗地讲，就是用户开始输入数据的那一个年月时间。例如您想用金蝶KIS行政事业版处理从2004年11月份开始的账务资料，账套启用期间就应该是2004年11期。

　　账套启用期间应注意与会计年度开始日期区别开，这两个概念一个是标明账务数据由电脑开始处理的期间，而另一个则是账务处理进行年结的标志;另外还要注意将账套启用期间和当前机内日期区别开，系统在输入账套启用期间时一般是默认当前机内日期的，多数情况下这两者是不同的。提醒您在进行此项输入时应加以留意。

　　七、完成建账

　　设置完科目结构、本位币以及账套期间等各项参数后，建账向导就即将完成它的使命了，下来的最后一项工作就是按“完成”按钮，结束建账工作。接下来系统就按照您设定的参数新建了一个账套，您就可以对这个账套进行初始设置工作了。

在您按下“完成”按钮之后，我们的建账向导也就不再出现了。下面就进入初始处理功能中了，您就可以对您所建的账套做初始数据录入工作了。