准备工作

　　为了确保您日常会计工作在金蝶KIS行政事业版中快速、准确、高效地进行，首先您要对我们软件系统的功能及工作流程有一个全面的了解。在对系统能做什么和怎样做有了一个初步认识之后，您就可以开始着手建造符合您自己需要的会计电算化系统了。

　　金蝶KIS行政事业版能够帮助您摆脱手工账的琐碎繁杂，极大地提高工作效率和工作质量。但在开始使用之前，您还必须对当前的会计数据进行整理和规划，针对金蝶KIS行政事业版的优点和单位本身的业务特点进行必要的前期准备。前期的准备工作是建立一套高效、实用的会计电算化系统的基础。在本章中我们将协助您建立系统所必需的会计数据、业务资料以及合理的会计科目结构体系。

　　一、账套基础资料

　　“账套”是金蝶KIS行政事业版存放会计业务数据资料文件的总称，账套中包括会计科目、记账凭证、账簿、会计报表以及相关业务资料等内容。一个账套只能保存一个会计主体的业务资料，即所谓的一套账务数据的资料。账套中所需的基础资料包括：

　　二、账套名称

　　账套名称一般为使用该账套的单位或单位名称，也可根据自己的需要命名，该名称将会在报表、账簿和其他有关资料打印输出时使用，所以必须选择清楚、便于识别的名称，以方便资料的查阅。例如：金蝶公司的账套可取名为：“金蝶软件有限公司”，金蝶公司工会的账套取名为“金蝶公司工会”。

　　三、会计期间

　　按照会计准则的要求，会计核算必须分会计期间进行。金蝶KIS行政事业版是按照自然年度的自然月份划分会计期间的。

　　在建账前，您需要了解您单位准备从哪一个会计期间开始启用金蝶KIS行政事业版来处理账务数据。

注意！在进行初始化时“会计年度起始日期”与“账套启用期间”是两个完全不同的概念，千万不要混淆。否则，可能会使您千辛万苦建立起来的账套无法使用，而必须重新再做初始化。那时您就要懊悔不已了。

　　四、记账本位币

　　金蝶KIS行政事业版提供了强大的多种外币核算功能，根据财务核算的要求，所有的外币都应全部折算为记账本位币进行核算。因此在账套中必须指定一种货币作为记账本位币，其他币别都必须以此本位币为基础进行折算。金蝶KIS行政事业版中对外币折算提供了直接汇率和间接汇率两种汇率折算方法，并且记账汇率可与凭证期间保持一致，能满足您对于外币核算的不同要求。

　　五、会计科目结构设计

　　(一)会计科目体系结构设计规则

　　金蝶KIS行政事业版中会计科目由科目编码和科目名称两部分构成。其中，科目编码的最大级别数为6级，最大位数为15位。科目名称可以由汉字或字符构成，最大40个字符或20个汉字。金蝶KIS行政事业版的会计科目体系结构采取的是树形分支结构，分级进行管理。从一级科目开始逐级增加，某级科目如无下级科目，则该级科目为最明细级科目。例如：“101银行存款”为一级科目，“10101工行”等为二级科目，“1010101人民币”等则是最明细级科目，以此类推。

　　金蝶KIS行政事业版的科目结构中不仅包含了编码、名称和分支结构，同时还包含了科目的性质等项内容，用来确定科目的类别、余额方向、外币核算等项内容，其中详细内容请参见《系统初始化》一章。

　　(二)核算项目

　　金蝶KIS行政事业版会计科目结构中还增加了一个新概念──核算项目，核算项目类似于明细科目但又不同于明细科目。它的主要优势体现在以下几个方面：

　　a) 核算项目避免了相同项目的重复录入。例如：有许多科目可能都要用到车间或部门名称，如果作为明细科目输入则可能重复输入多次。但如果将这些车间或部门放在“部门”这个核算项目中，则科目中需要这些内容时，只需在修改科目窗口选择“部门”这个核算项目即可。

　　b) 核算项目的编码灵活方便，不受科目编码结构的束缚，可输入便于记忆和使用方便的字符,但最大长度不超过20位。

　　c) 核算项目内容一般都归类放置，一目了然，便于进行管理和控制。为加强财务核算提供了有效的工具。

　　d) 核算项目内容还提供了过滤及查找功能，使得您需要定位至某核算项目记录相当容易方便。

　　(三)改变科目结构体系

　　在进行初始化数据前，您必须对您财务核算的账务体系全面了解。按照您单位自身的特点，再结合金蝶KIS行政事业版的优势，对您现行的会计科目体系结构进行分类整理，建立起结构清晰、处理快捷、方便使用的会计科目体系，并合理地使用核算项目。

　　在设置科目编码结构时，应充分考虑到科目结构将来的容纳能力。因为这些编码结构在初始化中一经设定后，以后再改变将会有很大的风险。因此在设置科目级数和每一级科目代码长度时，都要留出余地。

　　随着用户业务数据的增长或所在行业会计制度的变化，有可能确实需要对原有的科目编码结构进行调整。在金蝶KIS行政事业版的安装目录下，有一个专门用于对账套科目结构升级的工具软件包，可用来改变金蝶KIS行政事业版所产生账套的科目结构。该软件包的可执行文件名称为：ACSTRUM.EXE，用户可在资源管理器中单独运行。关于该软件包的详细使用，请参阅该软件包的联机帮助。

　　(四)特别科目的使用

　　在进行科目设置时，对于每一个科目的类别、余额方向、外币核算等项内容，也要进行正确设置，否则，将会影响到某类会计业务的核算。例如：“事业支出”是“收支类科目”，如果将其设为非“收支类科目”，则在报表中将无法取到该科目的“本期实际发生额”。如果将需要输出“往来对账单”以及“账龄分析表”的科目未设置成“往来业务核算”，则同样不能输出“往来对账单”和“账龄分析表”。

　　另外需要注意的是金蝶KIS行政事业版为了方便记账凭证的自动生成，系统设定了某些特殊科目。这些特殊科目的用法与一般科目的用法基本一致，但不可进行

　　修改和删除。如果用户确有实际需要，可对固定资产、累计折旧、事业结余、经营结余等特别科目下设明细科目。

　　六、科目余额资料

　　准备好会计科目表之后，就可以着手准备会计科目的初始余额了。期初科目余额数据包括：

　　各明细科目及核算外币科目各个币种的期初余额、期初累计借方发生额、期初累计贷方发生额数据;

　　进行数量金额核算科目的初始数量数值;

　　设置为往来业务核算科目的初始往来业务资料;

　　金蝶KIS行政事业版中录入的会计科目初始余额，是您启用金蝶KIS行政事业版开始处理您的会计业务的那一期的期初余额。

　　七、固定资产初始资料

　　金蝶KIS行政事业版中固定资产的录入是按固定资产卡片方式录入的，卡片分为：基本入账信息、折旧信息和本年变动信息三部分。有关卡片中的详细内容请参阅《初始资料录入》一节，这里只将需要准备的资料进行描述。

　　(一)基本-入账信息

　　a) 固定资产代码：固定资产代码可由您根据自己的需要进行编制，最大长度可达20位。为了便于管理和查找，我们建议您按一定的编码规则进行编码。例如：办公类固定资产编码以“BG”打头，交通运输类固定资产以“JT”打头等。

　　b) 固定资产名称：是固定资产最基本的描述信息，应准确明了。

　　c) 固定资产类别：根据您单位固定资产管理上的具体情况，将固定资产进行分类。需要注意二点：一是，固定资产的类别如果为“房屋建筑物”类，则不论为何种使用状态，每期均要计提折旧;二是，固定资产的预计净残值率是在类别中设定的，每类固定资产采用一个净残值率。

　　d) 使用情况：固定资产使用情况分为使用中、未使用、不需用、经营性租出四种方式。其中：除未使用、不需用两种方式不计提折旧外，其他方式均需计提折旧。在录入初始化资料时要注意使用情况选项。

　　e) 入账日期：在固定资产初始化时输入的入账日期是指该项固定资产的原始购置时间。

　　f) 原值本位币：是指固定资产入账时的固定资产原值，如果是用外币购入的，则此处为按原币折合的本币位数额。

　　(二)折旧信息

　　a) 折旧方法：金蝶KIS行政事业版提供了平均年限法、工作量法、双倍余额递减法、年数总和法和和不提折旧五种折旧计提方法，其中平均年限法提供了四种折旧计算方法如下图：

　　图3-2

　　b) 预计使用期间：为了使采用平均年限法计提折旧的固定资产折旧处理更加精确，金蝶KIS行政事业版在录入固定资产资料时将固定资产预计使用年限改为预计使用期间，这一点希望用户在采用平均年限法计提折旧时尤其注意，要将原固定资产资料中的预计使用年限改为预计使用期间。例如：原预计使用年限为10年，现在就应将其预计使用期间改为120个期间。

　　c) 折旧费用科目：在录入固定资产时应该确定该项固定资产在计提折旧时，其费用所属科目，在自动计提折旧时该项固定资产所计提的折旧会自动反映在该科目内。该折旧费用科目一定要到最明细级科目，否则在计提折旧时会出错。

　　d) 期初数据：是启用账套当期的期初固定资产数据。原值：是期初账面固定资产原值;累计折旧：是该项固定资产期初账面累计折旧数额;预计净残值：是该项固定资产按照所属类别固定资产中规定的预计净残值率计算的预计净残值，此数据可根据需要修改或调整。