【经理人职场-讯】公司的档案有很多会涉及到自己的商业秘密，所以加强制度管理很必要。那么档案管理制度怎样建立呢?

　　具体描述

　　为了加强对文秘档案管理制度，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本档案管理制度。行政管理部是公司文秘档案的归口管理部门，负责文秘档案管理制度的贯彻及在各部门的执行检查，加强对文秘档案室的业务领导和工作实务指导

　　制定档案管理制度的目的以及作用

　　公司的文秘档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为了加强对文秘档案管理制度，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本档案管理制度。

　　一、文书档案立卷归档制度

　　(一)1 归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

　　2 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

　　(二)文件材料的收集管理

　　1坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。

　　2 凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。

　　3 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

　　a.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。

　　b.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。

　　(三)归档范围

　　1 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

　　2 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

　　3 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

　　4 本公司的请示与上级机关的批复。

　　5 本公司反映主要职能活动的报告、总结。

　　6 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

　　7 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

　　8 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

　　(四)超期档案的销毁

　　1.对超过保存期限的档案，由档案管理员登记造册，经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定，报分管副总批准后，按规定销毁。

　　2.经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。

　　3.销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。

　　本制度自印发之日起实施。【经理人职场-office.icxo.com】