业务单据通用操作介绍

使用KIS商贸钢材版进行业务处理时需要录入相应的业务单据。KIS商贸钢材版提供的业务单据关联生成功能十分强大，支持全键盘操作，并且在操作方面具有很多相通之处，本节就其相同之处做统一介绍，以便我们快速掌握整体操作技巧。

一、单据日期录入

在系统中，所有单据都会记录日期，录入日期的方式主要有两种：

1、在日期框中选择日期。点击日期框右侧的按钮，在弹出的日期列表中选择正确的日期。

2、在日期框中键盘录入日期。按年月日的顺序使用数字直接录入日期。系统会根据日期规则对录入数据进行检查。

二、单据编号的录入

单据在新增时，系统会根据<单据设置>功能的定义规则自动产生相应的单据编号。如果需要修改，并且<单据设置>功能该单据编号为“允许手工录入”时，在[单据编号]文本框中输入新的单号即可，并且单据编号不能重复。

系统中默认的单号编码规则为：单据类别+系统日期8位+序列号4位。该规则可以通过<单据设置>功能进行自定义。

三、选择供应商及客户

在采购类单据及资金类应付部分单据中需要选择供应商，选择供应商的方法有如下几种：

1、通过在[供应商]中录入查询关键字（供应商代码、助记码），下拉列表中会列出相关供应商，选择需要的供应商即可。

2、通过双击鼠标或使用快捷键F7调出所有供应商进行选择，也可在该界面通过搜索功能进行查询。

3、新增并选择供应商。如果供应商资料尚未定义，则通过双击[供应商]调出基础资料功能，按新增基础资料的步骤录入相关数据保存后，选定相应的供应商回车选择。

在销售类单据和资金类应收类单据中需要选择客户，方法同供应商，不再赘述。

四、选择仓库

在出入库类单据中需要选择仓库。点击[仓库]右侧的下拉按钮，在列表中选择正确的仓库即可。

在销售单等一些仓库字段放在表体的单据中，录入第一行的仓库之后，后续的分录会默认带出上一行的仓库。

五、选择发票类型

商贸钢材版提供四种常用的发票类型。点击“发票类型”栏右侧下拉按钮，打开发票类型列表框，根据具体情况从中选择一种即可，其中：

“增值税发票”为税务机关认可的可用于增值税进项税额抵扣的发票，系统在销售类单据中自动从商品资料上取得，在购货单中从供应商上取得，用户可以根据实际的情况进行修改。

“普通发票”为税务机关认可的商品销售发票。

“收据”是一种内部票据，仅供参考选用。

“其他”是为自定义类型。

六、选择商品

在进销存业务单据中均会涉及到选择商品的操作。选择商品的操作有如下几种方法：

1、通过关键字进行模糊查找。在[商品代码]列中输入查询关键字（商品代码、商品名称、规格、助记码）的一部分，下拉列表会依据查询关键字进行过滤缩小范围，找到相应的商品后选择确定即可。

2、通过条形码录入。在[商品代码]列中完全录入条形码后回车后，系统会直接带出相应的商品。

3、通过双击鼠标或使用快捷键F7调出所有商品进行选择，也可在该界面通过搜索功能进行查询。

4、新增并确定相应的商品。如果商品资料尚未定义，则通过双击[商品]调出基础资料功能，按新增基础资料的步骤录入相关数据保存后，选定相应的商品回车选择。

七、全面的模糊查找功能

在系统中处理诸如供应商、客户、商品、业务员、科目、部门、仓库、摘要、辅助属性、批号等基础资料的录入时，除提供满足快速录入的上述功能之外，系统还提供了基于基础资料全面信息的模糊查找功能。

在单据录入时，使用快捷键F7调出相应的基础资料查询对话框进行选择基础资料。在该对话框里，我们可以管理基础资料和查询过滤基础资料。

1、通过浏览方式选定基础资料。在基础资料查询框中选定需要的基础资料回车确认返回，即可将基础资料带回单据界面。

2、通过搜索筛选选定基础资料。在基础资料查询框中点击【搜索】，在左侧的对话框中录入搜索条件即可找出对应的基础资料。可以进行选择的条件包括基础资料自定义资料在内的所有字段。如〖商品〗里的代码、名称、规格、型号、税率、保质期、计量单位等。

八、选择业务员、部门

系统里录入业务员和部门对后续确定业绩和应收款等相关事项至关重要。因此需要准确录入。录入业务员和部门的方法同供应商。录入业务员时，系统会根据业务员所属部门自动带出部门，也可以根据实际情况进行修改。

九、录入摘要、备注、地址、开户行

摘要指该笔业务的辅助性说明，用户通过摘要库维护摘要，摘要信息在单据审核后也可以修改；备注、地址、开户行等信息都是作为单据的辅助性说明，并可以直接在打印单据时选择这些信息。

十、录入现结金额和结算方式

商业往来中，许多情形是现款交易的，在录入购货单和销售单时，可以直接录入本次付款金额或者收款金额，并选择对应的结算方式。系统会根据收付款情况生成收付款凭证。结算方式的选择同供应商、商品等通用方式。

十一、复制单据、关联生成单据和下推生成单据

按照业务流程的设计，流程上下环节可以通过关联生成，根据操作主体不同，区分为关联生成、下推生成。以采购流程为例：在购货单中，可以关联上一流程采购订单生成采购单，同时也可以下推生成付款单和采购退货单。

1、通过复制本单得到一张新单。点击〖操作〗→〖复制〗，系统复制生成一张新单，并可以进行修改。

2、通过关联上一流程单据得到快速录入单据。新建空白购货单，选择供应商，点击〖关联〗→〖选择采购订单〗。在弹出的“采购订单序时簿”中选择一条或者多条采购订单分录，点击【返回】，即可把相应订单信息带到购货单中，补充完整仓库等其他信息后，可以保存单据。

3、下推生成下一流程单据。在购货单录入完毕，保存并审核后，点击〖关联〗→〖生成付款单〗，即可生成一张付款单，补充填入付款金额等其他信息之后可以保存单据。

十二、保存、审核单据

单据录入完成后，需要保存到系统中，根据不同单据类型，系统将做系列单据完整性、正确性、业务合理性检查，检查通过的系统才会保存到系统中。

1、限价、信誉额度等预警。采购过程中将会根据系统选项进行“最高限价”检查，销售过程中将根据系统选项进行“最低限价”、“信誉额度”检查。详情参考具体功能说明。

2、单据必录项检查。单据可供录入信息较多，实际业务当中，可以选择性录入。但是有一些关键信息项是必须录入的项目，简称“必录项”。必录项在单据上以“（*）”来表示。在单据保存之前会检查这些项目是否完整录入，不完整时系统会提示并不允许保存。

审核是商业中执行审查、复核的一项必要措施。不同企业有着不同的要求，可以在账套选项中控制是否允许“审核和制单可为同一人”。在允许同一人的情况下，可以直接点击【审核】来进行一步操作执行保存并审核。审核后的单据会更新库存及最新价格信息、计算成本、更新报表数据及允许后续流程关联等。

十三、单据状态栏

单据状态栏中是单据编辑时，状态栏会根据当前操作行提示相关信息。如：在录入购货单和销售单时，依据当前录入的商品提示当前库存信息等。

十四、套打设置

由于各个企业对打印格式的要求都不一样，系统除了提供预设的套打模板外，还提供了套打工具供企业设计不同的打印格式。设计好套打模板之后，可以在单据中进行设置关联及作打印相关的调整。

【套打文件设置】：打开套打工具进行套打模板的编辑。

【页面设置】：打印机的选择，打印纸张大小、方向、页边距等信息的修改。

【导入】：选择套打模板进行注册，点击【导入】，选择相应的套打模板确定即可。可以导入多个套打模板，导入的模板被列在左边的列表框里。

【删除】：取消选定模板的注册。

【应用】：保存并应用当前更改。

【确定】：保存并应用当前更改，并退出“套打设置”功能。

【取消】：取消保存并退出“套打设置”功能。

左边列表框里列出了已经注册的套打模板：

1、“文件名称”标示着已注册模板文件名称。

2、“标志”对于没有子单据类型的单据来说，只能勾选一个，打印时按照勾选的模板打印。对于有子单据类型的单据来说，可以勾多个，勾选后系统按照子类型进行匹配打印模板。

3、“类型”，即子单据类型，存在多个子单据类型的情况下，可以选择模板对应的子单据类型。单据打印时，会首先匹配“类型”相符的套打模板，没有相符的模板时会选择“类型”为空的套打模板。

除上述设置外，系统还设置了一些选项，如：每张单据打印分录数、设置活动文本颜色、不打印空白行、打印固定文本、打印表格、打印图章、超出纸边距时警告等。

打印起始点X、Y：从页面右下角作为原点往横向（X）、纵向（Y）推移打印点，以毫米为单位。

相关主题：业务套打   

十五、表体右键菜单

适应不同用户的需要，在右键菜单里设置了常用菜单功能，如：插入一行，复制当前行、删除行、资料查询等，右键菜单的具体菜单和具体意义同当前光标所在位置有关。

十六、处理赠品

商业中经常需要处理到赠品，且各种赠品业务繁多。系统中提到的赠品是指在业务发生时不处理成本的商品业务。

系统使用赠品仓库来专门管理赠品业务。进入赠品仓库的商品系统只记录数量，不记录成本，即成本为0。在销售时可以直接以零成本进行销售。

十七、数量、单价、扣率、税率、金额的关系

单据中提供了三类数量单价字段：理论数量及单价、张支件数量及单价、实际/辅助数量及单价。同时，提供了计量方式字段，该字段只在商品为钢材属性时可编辑，在商品为配件属性时不可编辑。

商品为配件属性时，只能录入张支件数量和单价（ 使用了浮动换算单位的，还可录入辅助数量）。

商品为钢材属性时，可以选择三种计量方式：理算、数量和过磅。

选择理算时，只需录入理论数量和理论单价，自动换算张支件数量和张支件单价，实际数量和实际单价与理论数量和理论单价相同。

选择数量时：只需录入张支件数量和张支件单价，自动换算理论数量和理论单价，实际数量和实际单价与理论数量和理论单价相同。

选择过磅时：选择过磅时才可以录入实际重量和实际单价，同时需要录入张支件数量，张支件单价根据实际重量、实际单价和张支件数量自动计算、理论数量和理论单价根据张支件数量和张支件单价自动换算。

在业务单据中，系统默认处理的税率为增值税。各行业对税务发票的精度等要求不一致，系统对于数量、单价、金额的反算关系也做了相应的适应。系统定义的换算关系如下：

1、辅助数量=张支件数量/换算率。（适合配件属性的商品）

2、折扣额=（1-折扣率/100）*数量*单价，四舍五入取两位小数。

3、折后理论单价=（金额-折扣额）/数量。

4、金额=数量*折后理论单价，四舍五入取两位小数。

5、税额=数量*折后理论单价*税率/100 ，四舍五入取两位小数。

6、含税金额=金额+税额。

为符合用户习惯，系统预设了以下系统规则：

1、新增分录时，张支件数量默认为1， 辅助数量=张支件数量/换算率。

2、修改张支件数量时，按顺序反算辅助数量，金额，税额，含税金额。

3、税额可以进行小于等于5分钱的尾差调整。调整税额时，系统相应调整按“价税合计=金额+税额”调整金额；在调整值超过5分时，系统会提示“税额只能进行尾差调整”，并且拒绝修改。

4、金额可以进行小于等于5分钱的尾差调整。调整金额时，系统相应调整按“价税合计=金额+税额”进行调整税额；税额为0是不允许调整。

5、折扣率默认为100%，默认显示为100表示无折扣。

十八、单据精度及数值录入

1、为了提高运算的准确性，系统内部默认可以达到最高10位的精度进行运算及保存，界面上按照用户设置的“显示精度”进行四舍五入显示，但输入框获得焦点时，系统按实际精度显示，供用户编辑修改。

2、值得注意的是，当显示精度设置得较低，而真实数据的精度较高，加之金额限制只能有2位小数，可能会出现显示差异错觉，和EXCEL一样。