评价库存精确度是否符合公司业务管理需要是十分重要的,许多公司采用直觉判断所需的精确度水平。但为了能够对绩效做出精确的评估,我们还需要找到出错原因,并进行员工培训和改善程序以便减少误差,因此,仅凭直觉判断是不够的。
精确度对A类产品比其他种类产品显得更为重要,因此要有区别地对待不同产品的精确度。如销售额占总销售收入80%以上的产品必须要求高的精确度。而对工程消耗品、少量偏差则无关大局。
1.对库存记录进行审计
库存记录审计常与周期或定期财产清查(physical inventory )同时进行。清查审计包括对库存产品的检查,然后将检查所得数量与存储在库存系统文件中的库存记录量进行比较平衡。如果检查所得数量与长期库存量并不符合,那么就需要对它们之间的差别进行调节。一旦找到了产生失衡的原因,那么就应该把记录与现有的实际数量协调一致。
不管财产清算是周期性的还是定期的,随后都要进行审计。定期财产清算可能是每月、每季度或每年一次。循环检查过程需要每天检查一些产品。每天只有几种库存产品得到检查和修正,但所有产品每年至少要检查和修正一次。
循环检查与定期检查相比有明显优势,主要有:①定期使用专业库存检查员与间断使用仓库人员相比更有效和更可靠;②比全库检查(很少使用)造成的中断少,因为循环检查即使在存货检查期间也使收货、出库及拣货能够持续下去;③更有可能及早发现问题,定期库存检查意味着发现问题相对较迟一些;④它提供了培养专业检查员的机会。专业检查员能够
迅速地找出错误并加以修正;⑤持续地监测库存有利于保持系统完整;⑥该方法为持续改善记录精确度提供了基础;⑦提供了对运营资本中的主要因素的连续评估;⑧通过减少缺货来改善客户服务;⑨保证生产计划中所需物料的供应,减少延误和经常性地修改计划,从而提高生产效率;⑩通过消除不确定性来减少库存投资和降低安全库存。
2.确定精确度
库存可以接受的误差水平究竟有多大?如果某物品的库存记录是733件,而实际库存为680件,这合理吗?如果实际库存为783件,比库存记录多了50件,这比前一种情况是不是更好一些?
如果按"零缺陷"的管理理念,那么精确度目标应该是100%,但从实际来讲,这是不可能达到的。因此库存高精确度的关键是持续改进。
期望的库存精确度常用库存记录与实际共点的误差百分数不超过某一特定的允许值表示。例如,表4-7列出3类存货的误差(%)和货值的建议公差。这些都涉及单个库存单位(Stock Keeping Unit, SKU)并由用户确定。如果方差小于(数量或价值的)允许偏差,就接受检查。
允许误差应根据错误记录对整个系统可能带来的破坏来确定,通常正是那些低使用率的产品或不常使用的产品为库存误差带来很大的麻烦。因此应结合数量方差百分比和和绝对值方差来确定误差。