全文有效 成文日期：2011-06-29

各区地方税务局、直征局、外税分局、稽查局、信息技术分局：

为进一步推进社保档案管理的科学化、规范化、制度化、信息化，依据人力资源社会保障部、国家档案局《社会保险业务档案管理规定(试行)》(第3号令)，厦门市档案局、厦门市人力资源社会保障局、厦门市地方税务局于2011年6月19日联合印发了《厦门市社会保险业务档案管理暂行办法》(厦档〔2011〕39号，以下简称《暂行办法》)。为贯彻落实《暂行办法》的要求，从我市社会保险费征缴模式的实际出发，现就全市地税系统做好社会保险档案管理有关工作通知如下，请遵照执行。

一、社保档案管理

社保档案是以电子档案为主，以纸质档案为辅，适应当前信息化发展需要的新型社保档案管理模式。各基层局应认真对照本社保档案管理实施意见，做好本单位社保纸质档案收集、整理、装订、归档和移交工作，切实做到社保档案的完整性与真实性。

二、社保档案(社保纸质档案，下同)分类

社保档案依据业务分类和保管期限确定为:社保管征档案、社保柜台档案、社保稽查档案三类。

社保管征档案是指各基层局税务管理员在办理社保费延期缴费、缴费评估、举报投诉案件等业务中形成的纸质材料，以及社保登记、变更、注销中形成的纸质材料。

社保柜台档案是指各基层局社保柜台受理参保、停保、帐目处理、年度申报等具体社保业务过程中形成的纸质材料，柜台档案的管理遵循“谁受理，谁归集”的原则。

社保稽查档案是指各稽查局直接处理的社保举报投诉、稽查案件形成的纸质材料。

三、社保档案归集

各基层局要严格依照《厦门市社会保险业务文件材料归档范围和保管期限表(地税部分)》(见附件)的要求进行社保档案收集、整理，不得随意调整。如因政策或业务调整等原因，由市局统一发布调整范围。

(一)社保管征档案与税务户管资料应分别整理、一起归集、社保档案永久保存。社保管征档案整理以户为单位，按类归集，按年装订，管征档案资料少的，可每5年合并归档。

(二)社保柜台档案整理以受理部门为单位，以业务经办人员或业务类型为顺序，按时整理，按日归集，按月装订，按年归档。社保柜台档案纸质材料，可暂不编制卷内目录。

(三)社保案件稽查档案按件进行整理、归集、装订、存档。

四、社保档案的整理、归档

各基层局要按照《厦门市社会保险业务档案整理规程》、《厦门市社会保险业务文件材料归档范围和保管期限表(地税部分)》要求，对社保档案进行整理，装订、归档。档案室应当对接收的档案材料及时进行检查、分类、编号、入库保管。

社保柜台档案的整理、归集可采取两种方式：一是以“受理时间”为序进行整理，并按“社会保险管理类别”装订;另一是以“业务类别”为序归类整理，并按以下业务类别分类装订。
 

五、社保档案的借阅

各基层局要依照政府信息公开条例，做好社会保险档案的借阅工作，为参保单位及个人提供社保档案查询。

(一)社会保险纸质档案日常调阅查询。参保单位或参保个人填写《厦门市地税局政府信息公开申请表》报各基层局规费征收管理部门审批，方可调阅。其他单位及个人无权调阅他单位或他人的社会保险业务纸质档案。

(二)社会保险纸质档案执法调阅查询。执法部门因公需要查阅社会保险纸质档案的，由执法单位填写《厦门市地税局政府信息公开申请表》，报各基层局分管领导审批后，方可调阅。

六、社保电子档案管理

社保电子档案的归集整理工作由信息技术分局统一负责，按电子档案管理的要求，定期做好备份、并按规定将备份的社保电子档案进行移交。

七、其他要求

(一)各基层局应在每年6月底前，将上一年度保管期限为永久、100年、50年的社保档案目录，以电子数据(即《社会保险业务档案案卷目录》)报送到市局规费征收管理处。

(二)各基层局要依据《暂行办法》及以上通知要求，建立和健全社保档案室，配备专兼职档案人员，并保持档案人员的相对稳定。

(三)各基层局要加强领导，高度重视社保档案管理工作，市局规费处将不定期对社保档案的管理工作实施抽检，并将社保档案管理工作纳入绩效考核之中。

 

二○一一年六月二十九日

厦门市地方税务局办公室 2011年6月29日印发