厦地税发〔2011〕84号  全文有效   成文日期：2011-06-29  

各区地方税务局、直征局、外税分局、稽查局、信息技术分局：
　　为进一步推进社保档案管理的科学化、规范化、制度化、信息化，依据人力资源社会保障部、国家档案局《社会保险业务档案管理规定（试行）》（第３号令），厦门市档案局、厦门市人力资源社会保障局、厦门市地方税务局于2011年6月19日联合印发了《厦门市社会保险业务档案管理暂行办法》（厦档〔2011〕39号，以下简称《暂行办法》）。为贯彻落实《暂行办法》的要求，从我市社会保险费征缴模式的实际出发，现就全市地税系统做好社会保险档案管理有关工作通知如下，请遵照执行。
　　一、社保档案管理
　　社保档案是以电子档案为主，以纸质档案为辅，适应当前信息化发展需要的新型社保档案管理模式。各基层局应认真对照本社保档案管理实施意见，做好本单位社保纸质档案收集、整理、装订、归档和移交工作，切实做到社保档案的完整性与真实性。
　　二、社保档案（社保纸质档案，下同）分类
　　社保档案依据业务分类和保管期限确定为:社保管征档案、社保柜台档案、社保稽查档案三类。
社保管征档案是指各基层局税务管理员在办理社保费延期缴费、缴费评估、举报投诉案件等业务中形成的纸质材料，以及社保登记、变更、注销中形成的纸质材料。
　　社保柜台档案是指各基层局社保柜台受理参保、停保、帐目处理、年度申报等具体社保业务过程中形成的纸质材料，柜台档案的管理遵循“谁受理，谁归集”的原则。
　　社保稽查档案是指各稽查局直接处理的社保举报投诉、稽查案件形成的纸质材料。
　　三、社保档案归集
　　各基层局要严格依照《厦门市社会保险业务文件材料归档范围和保管期限表（地税部分）》（见附件）的要求进行社保档案收集、整理，不得随意调整。如因政策或业务调整等原因，由市局统一发布调整范围。
　　（一）社保管征档案与税务户管资料应分别整理、一起归集、社保档案永久保存。社保管征档案整理以户为单位，按类归集，按年装订，管征档案资料少的，可每5年合并归档。
　　（二）社保柜台档案整理以受理部门为单位，以业务经办人员或业务类型为顺序，按时整理，按日归集，按月装订，按年归档。社保柜台档案纸质材料，可暂不编制卷内目录。
　　（三）社保案件稽查档案按件进行整理、归集、装订、存档。
　　四、社保档案的整理、归档
　　各基层局要按照《厦门市社会保险业务档案整理规程》、《厦门市社会保险业务文件材料归档范围和保管期限表（地税部分）》要求，对社保档案进行整理，装订、归档。档案室应当对接收的档案材料及时进行检查、分类、编号、入库保管。
　　社保柜台档案的整理、归集可采取两种方式：一是以“受理时间”为序进行整理，并按“社会保险管理类别”装订；另一是以“业务类别”为序归类整理，并按以下业务类别分类装订。

案卷题名中的材料名称分类表（根据业务类型分）

一级类目

业务名称

备注说明

社保费管理类

单位增员

 

社保费管理类

单位减员

 

社保费管理类

个人参保

包括外来人员参保

社保费管理类

个人停保

包括外来人员停保

社保费管理类

个人信息处理

信息变更、信息合并

社保费管理类

居民参保

包括全民医保、全民养老参保

社保费管理类

居民停保

包括全民医保、全民养老参保

社保费征缴类

社保帐目处理

包括补缴、冲帐、费款补申报、社保退费、滞纳金处理

社保费管理类

企业年度申报

包括在职及退休

社保费管理类

个人年度申报

包括在职及退休

社保费管理类

社保缴费证明

社保缴费证明

　　五、社保档案的借阅
　　各基层局要依照政府信息公开条例，做好社会保险档案的借阅工作，为参保单位及个人提供社保档案查询。
　　（一）社会保险纸质档案日常调阅查询。参保单位或参保个人填写《厦门市地税局政府信息公开申请表》报各基层局规费征收管理部门审批，方可调阅。其他单位及个人无权调阅他单位或他人的社会保险业务纸质档案。
　　（二）社会保险纸质档案执法调阅查询。执法部门因公需要查阅社会保险纸质档案的，由执法单位填写《厦门市地税局政府信息公开申请表》，报各基层局分管领导审批后，方可调阅。
　　六、社保电子档案管理
　　社保电子档案的归集整理工作由信息技术分局统一负责，按电子档案管理的要求，定期做好备份、并按规定将备份的社保电子档案进行移交。
　　七、其他要求
　　（一）各基层局应在每年6月底前，将上一年度保管期限为永久、100年、50年的社保档案目录，以电子数据（即《社会保险业务档案案卷目录》）报送到市局规费征收管理处。
　　（二）各基层局要依据《暂行办法》及以上通知要求，建立和健全社保档案室，配备专兼职档案人员，并保持档案人员的相对稳定。
　　（三）各基层局要加强领导，高度重视社保档案管理工作，市局规费处将不定期对社保档案的管理工作实施抽检，并将社保档案管理工作纳入绩效考核之中。

　　附件:《厦门市社会保险业务文件材料归档范围和保管期限表（地税部分）》


　　　　　　　　　　二○一一年六月二十九日

　　厦门市地方税务局办公室          2011年6月29日印发