拟定你的时间管理策略

 

当你工作极度繁忙、又无法理出头绪时，请利用「重要与紧急的四象限图」，分别填入不同类型的工作，再标出优先次序，这个方法将会帮助你把原本混乱的生活变得井然有序，纠结的思绪也会变得豁然开朗。

 

如果你是部门主管的话，也强烈建议你请部门员工填写该图表。因为根据部属的填写内容，你可以清楚判断出他们对本身工作的掌握程度，并确认了解每个人与你之间在工作认知上是否存在差异。

 下面是以一个财务主管的工作为例所填写的四象限图：

 

四、时间管理的4P与4C理念

时间管理的4P理念

Product——时间的产品

在工作时，应思考某个时段所产出的「产品」为何？对达到预定目标的贡献何在？没有「产品」产出的时段，即属于虚耗的时间。

Price——时间的价格

对上班族而言，工作的时间是有价的，其价值高低反映在你的时薪之上。如果工作的贡献度与时薪不成正比例，就会沦于遭减薪或被炒鱿鱼的悲惨命运。了解自己的工作时间的价格，就会更加珍惜自己的时间。

Place——工作的场所

选择舒适、不受打扰的环境，是提高工作效率的不二法门。如果可以，关上办公室大门，暂时谢绝访客，让自己专心工作；或者你可以提早上班，在同事现身之前，心无旁骛地加速处理事务

Promotion——效率的提升

在业务量暴增的单位，要完成工作，只有两种方式：增加时间或是提高效率。想要缩短工作时间，又要准时下班，关键就在于提高效率。

时间管理的4C理念

Customer’sneed——顾客的即时需求

顾客的需求不能延迟回应，应尽可能予以迅速满足。让客户满足的速度，决定于你所耗费的时间长度。

Costtocustomer——顾客的时间成本

产品上的标价是有形的价格，顾客需花费的时间则是无形的价格。将顾客等候采购、摸索学习、等待维修的时间尽量缩短，就等于降低顾客的时间成本。

Convenience——顾客的时间便利

我们要节省自己的时间，也应思考如何节省顾客的时间。能为顾客提供最大的便利性，节省更多的时间，无形中就提高了产品的附加价值。

Communication——顾客的即时沟通

要化解因资讯不足所产生的误会，最佳的方式就是即时沟通。请谨记，让顾客等待就是增加对方的无形成本，也容易导致误会加深。

你也可以将同事及老板视为广义的「顾客」，在定时内满足他们的需求，降低他们的时间成本，提升他们的时间便利性，与他们做即时的沟通，如此便可帮助自己在工作上无往不利。

五、时间管理的微分与积分法则

时间管理的微分法则

1将大工作切割成小工作

勿因工作复杂而畏缩，再大的工作都是由小工作集合而成。将大任务「微分」切割成小工作后，会使问题简化，并增强自己完成任务的信心。

替各个小工作订定目标

重大任务的目标并非一下子就可以达成，但各个小工作的目标却可逐步做到。替每个小工作订定明确的目标后，一旦完成任何一个，就会获得成就感及额外的动力，激励自己再努力朝下一个目标前进。

2计算完成各个目标所需的时间

先预估完成各个目标所需的时间，待真正执行后，再比较实际耗时与预估时间的差异。当进度落后，就必须改变方法或加快脚步，让自己可以在限期内顺利完成工作。

3时间管理的积分法则

我们可将上班时间区分为两大类：完整时间及零碎时间。一般人在完整时间区段中均会认真投入工作，却容易忽略零碎时间的重要性，以为零碎时间无关紧要，但没想到经过「积分累积后」，小时间也可以变成大时间。

零碎时间的无效累积无法带来任何效益。倘若能够积极利用零碎时间，进行在完整时间区段中所不能完成的事，则可使零碎时间有效整合成为实心集合。