出口货物退(免)税实行单证备案制度是有效防范出口骗税，规范外贸出口经营秩序的主要手段，有利于税务机关加强业务核查与备查管理。为此，国家税务总局在2005年12月份下发了《关于出口货物退(免)税实行有关单证备案管理制度(暂行)的通知》(国税发[2005]199号)，明确规定“属于退(免)增值税或消费税的出口货物，应在申报退(免)税后的15天内，将外贸企业购货合同、生产企业收购非自产货物出口的购货合同;出口货物明细单;出口货物装货单;出口货物运输单据等相关单证，在企业财务部门备案，以方便税务机关核查”。

　　但是，在执行过程中，我们发现由于一些特殊情况或其它原因，部分出口货物根本无法取得国税发[2005]199号文要求提供的相关单证，备案制度与实际情况有偏差。主要原因有四个方面：其一出口货物无纸化报关无法提供相关单证。目前，随着出口货物电子化管理的不断升级，海关通关口岸开始实行无纸化报关业务(如：青岛海关)，出口企业如按上述条件提供出口货物备案单证已无法实现。其二盖有海关签章的出口货物装货单不便取得。国税发[2005]199号文，对出口货物装货单的解释是出口货物托运中的一张重要单据，它既是托运人向船方(或陆路运输单位)交货的凭证，也是海关凭以验关放行的证件。只有经海关签章后的装货单，船方(或陆路运输单位)才能收货装船、装车等。以此来看，出口货物装货单只有经海关签章后的才能生效，除此之外不能视为合法单证。可是，目前海关签章手续复杂及其人力资源的不足，使出口货物装货单票票签章已不可能，企业只能拿没有签章的装货单进行备案。其三与外商签订的合同不是纸质手签的原件。这种情况多见于，出口货物合同签订为传真件、电子邮件或口头协议，无法提供与文件规定一致的备案单证。其四出口企业整理大量的备案单证比较繁琐，占用工作日的时间长，在规定的申报退(免)税后15天内进行单证备案很难做到，只能靠拼凑资料来应付检查，备案制度流于形式。

　　国税发[2005]199号文不但限定了出口企业提供备案单证的相关要求，而且对不能提供备案单证的也明确了处罚规定，对出口企业提供虚假备案单证、不如实反映情况，或者不能提供备案单证的，税务机关除按照《中华人民共和国税收征收管理法》第六十四条、第七十条的规定处罚外，应及时追回已退(免)税款，未办理退(免)税的，不再办理退(免)税，并视同内销货物征税”。文件中并没有讲明在特殊情况下无法取得备案单证的不作处罚，本来一些单证根本无法实现备案的要求，也同样按处罚办理，制度的推行影响了企业利益，也阻碍了对外贸易的发展。

　　2006年9月份，国家税务总局根据各地不同的反映，下发了《关于出口货物退(免)税实行有关单证备案管理制度的补充通知》(国税函[2006]904号)，对出口货物单证备案制度的限制条件进行了重申，使制度执行符合了企业的实际，达到“为查而备”的目的。在理解上，企业应当把握以下几点：1、备案单证无法提供与国税发[2005]199号文规定一致的，经主管税务机关批准，可以提供具有相似内容或作用的单证作为备案单证。2、“出口货物装货单”只要具有国税发[2005]199号文规定含义的，可以不需要海关签章备案。3、采用电子数据或无纸化的合同，可将电子合同打印、口头合同签字声明记录内容与事实相符后备案。4、业务办理采取无纸化管理办法的，可自制电子单证经税务机关批准，将有关电子数据打印成纸质单证加盖企业公章，并签字声明打印单证与原电子数据一致后进行备案。5、无法取得备案单证的，可在保证电子单证备案真实性的前提下，使用电子数据备案定期进行管理，并能确保税务机关调取备案单证时，能如实提供电子数据或将电子数据打印并加盖企业公章的纸制单证。6、对外商投资企业采购国产设备退税、中标机电产品退税、出口加工区水电气退税等没有货物出口的特殊退税政策业务，不实行备案单证管理制度。

　　国税函[2006]904号文件的最新解释，解决了出口货物单证备案备而不全、难以备全的问题，规范了出口企业内部经营管理制度。同时，也杜绝了税务机关对其备而不查问题的发生。