2010-05-27 10:42
增加收入必须降低采购成本。企业销售每增加一美元,将会产生大约10美分到30美分的成本支出,包括清洁、维修、办公用品、临时工等等。今天,对于大多数企业来说,采购管理已经成为仅次于人力资源管理的第二大成本支出。确切地说,由于采购管理的低效,每年都有几十亿美元被白白浪费。因此,越来越多的企业开始仔细审查其采购业务,寻求降低成本、减少时间浪费的采购方法,以确保采购业务的开展更加稳定、更加廉价。
为了提高采购业务的效率和效益,企业必须遵循以下七个规则:
1、建立企业费用支出明细表。企业所有的费用都应该详细记录在一张表上,这样一方面有助于发现资金节约的机会,避免产生浪费,另一方面也有助于把企业的采购业务和行业标准进行比较,消除无效的采购操作。
2、进行费用分析。通过费用分析,企业根据自身的购买力需要明确采购什么、谁来采购、向谁采购。通过分析,应该解决一些关键的问题:采购费用是多少?与同行业的其他企业相比,采购成本的高低情况?首选供应商的采购量是多少?此外,通过费用分析企业也能够明确支出项目,制定相应的采购战略以降低采购成本。有一点须指出,费用分析是一个持续进行的过程,不能间断。
3、支持战略性采购。战略性采购是任何成功采购的精髓。遵循第一、第二个规则后,要为每一项费用支出制定一个战略。企业应明确以下问题:为了节约成本、提高服务质量,企业应如何改进供应链?企业的供应需求是什么?如何制定统一采购规范,内容包括产品质量、配送、服务条款和单位成本?如何采购可替代性产品?一旦这些问题得以解决,制定出相应采购战略,企业就可以胸有成竹地与供应商谈判。同时,这也为将来评估供应商绩效奠定了基础。
4、从战略层面应用技术。与供应商签订合同后,企业需投资安装跟踪采购活动的软件,向供应商发送电子订货单和其他电子文件,这样既有利于减少书写错误,又能够加快订单的处理。采购软件技术能够使订货更加快速便捷,将节约出的订货时间用来完成更加重要的任务。此外,采购软件技术也能够简化企业费用分析和合同部门间信息的沟通,这样有利于同供应商建立同盟关系。换句话说,企业可以通过软件技术了解供应商是否确实在供货,以及企业员工是不是从重点供应商那里采购原材料。但有一点:技术不是采购的万能钥匙。电子采购系统是十分有用的采购辅助工具,但是为了获得长期的效益,企业需要对操作人员进行专业培训。
5、将采购业务提升至企业发展重要战略地位。如果得不到高层经理的认同,再好的采购计划都是没有意义的。因此,企业应思路清晰地阐明如何降低采购成本,从而赢得财务总监的认可。
6、拟定合理计划确保获得企业内部的支持和供应商的执行。假如企业已经明确成本节约的机会,也能够监控供应商的业务执行情况,同时高层经理也认可了采购计划,然而采购部门仍以高成本从很多供应商购买服务和产品。这种情况下,企业应该确保有适当的人员、以适当的方法激励供应商和员工。请牢记:供应商对采购计划的执行和绩效的评估负有同样重要的责任。为适应时刻变化的需求和企业间合作关系,企业要考虑供应商所提供的产品和服务的质量及柔性,从而确定这个企业是否容易合作。
7、改变企业员工行为。员工参与对于一个成功的采购计划是至关重要的。因此,企业必须激励员工积极参与,使他们了解采购的作用及其对整个企业的影响力。员工的思维和行为方式必须和采购流程相一致,其态度和信念也必须符合企业的采购理念。每当企业有新的变动或者采用新技术时,员工都会感到有压力。所以,开诚布公是非常重要的,要向员工解释企业进行变动的原因及其能够带来的好处,解答他们的疑问,减轻他们的压力,告诉他们如何做才对公司有利。这就是企业变动管理所面临的挑战。改变企业员工行为非常重要,所以再强调一遍,因为如果员工不支持,任何计划都是纸上谈兵。
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