通向高效采购之路

目前约有84%的采购活动都通过这个采购系统进行，而在2004年前只有50%。但是，WestPennAlleghenyHealthSystem还是在特定的情况下保留了纸张化的采购流程。如果某个物品或者供应商没有被收录在公司含有130,000件物品的数据库中，系统就会强制要求这一采购活动通过纸张化流程来进行，并要求部门主管或更高层的主管审批该采购活动。津巴说：“通过纸张操作的采购流程还存在，是因为有人可能需要购买没有收录在数据库中的物品。”

这是一个带来巨大收益的项目。津巴说：“这个系统帮助我们提高了购买力，并通过巩固与供应商的关系而降低了成本。我们可以检查关于供应链的数据，包括合同管理、竞价与谈判，以及全局管理。”这个不断发展的采购项目帮助WestPennAlleghenyHealthSystem在其供应链中直接降低了7,500万美元的成本。

通过促进系统向精简协调的方向过渡，财务部门在整个流程中起到了关键的作用。现在，整个公司使用统一的总账、统一的术语和交易代码。津巴说，“我们现在已经不再有不同的部门以不同的名义来订购同样的产品。所以我们确确实实地知道我们在买什么，买多少，要花多少钱。我们建立了一个精简的采购系统，使采购变得像去杂货店购物一样简便、直接。”

积极将采购流程外包

埃森哲的布罗索说，财务部门也能促进采购流程在责任制及审计方面有所改进。他说：“实用而高效的业务控制是必不可少的。”但在设计流程和操作规程的时候须谨记，采购不应该是一个复杂的过程。他补充说：“采购方案最重要的一点，就是要使终端用户能尽量方便地完成需要完成的事情，也就是要使他们能尽量方便地从签了合同的供应商那里买东西。”

随着采购方案的设计及维护变得越来越复杂，有些企业转而依赖外包，以此减少开销，降低IT成本。布罗索指出：“与供应商商定协议，执行系统、流程，以及控制运作成本，这些活动都可能极具挑战性。”虽然有些企业只外包部分环节，例如网上采购系统技术或合同管理，但也有一些企业全盘外包整个采购运作。

生产网络及电信产品的Avaya就是一家积极将采购流程外包的企业。这家从朗讯分离出来的企业选择使用“ICG商业系统”来管理所有事务—从目录和内容聚合，到自动化和工作流工具，都通过一个网上界面来完成。超过17,500名用户通过Avaya的网上界面系统输入采购信息，接着ICG商业系统就建立一个采购定单，找到合适的供应商，并进行采购。

Avaya的高级采购经理西西利亚诺（JoeSiciliano）说，在过去的两年间，公司将系统的利用率从不到40%提高到近97%。此外，在某些领域，Avaya遵守采购条例的比例从大约40%提高到近90%。ICG商业系统会对不符合需求标准的待购物品做出标记，并判断是否有可能从更好的供应商处购买这个物品。这项服务使公司的成本降低了10%到15%。西西利亚诺说：“我们改进了内部流程，取消了纸张化操作，并通过从更好的供应商处享受折扣，而获得更优惠的价格。”

巴特尔斯说，不管采取什么方式，只要将采购、运作和财务系统结合起来—通常是通过运用ERP—就能带来巨大的收益。采购可以给企业带来的益处远不止开支的节省，它还可以通过多种因素来测评供应商的情况，例如通过价格、可靠性、可用性、服务及支持等。他强调说：“这会使企业变得更有竞争力、更灵活。”

通向世界级采购流程的六个步骤

我们来看看财务部门可以在开发一个更有效的采购系统中发挥什么作用。

1．将运营系统与财务系统结合起来。ForresterResearch的副总裁兼研究分析师巴特尔斯说：“成功的采购流程并不是建立在单一技术的基础之上的，它是一个复杂的流程。”只有将包括总账在内的各系统连接在一起，才可能最大限度地节省成本，提高效率。

2．设计支持技术的流程。埃森哲的供应链业务高级经理布罗索说，如果前期不做好充分的研究和计划，即使是最好的系统也会令人失望。他说：“必须保证用户所需要的功能都齐全，而且工作流程能给员工制造进步的机会。”

3．制定统一的术语和交易代码。当企业用一套统一的代码，将其商品目录、数据库及索引全部融入一个体系后，便能促使采购及定价流程变得精简高效，并能使企业获悉各种开销及使用物品的情况。

4．在不造成系统过于累赘的前提下，保证充分的审计及限制性规定。在建立控制及审计能力方面，财务系统应起到关键的作用。但若系统过于复杂，会使流程陷于瘫痪，并且阻碍员工完成其需要完成的事务。巴特尔斯说：“必须要兼顾各方面的平衡。”

5．充分利用分析工具。有一些分析应用工具可以提供关于交易及买家的信息，例如销售等级、市场表现及质量。这些做法带来的益处远不止成本的节约。采购流程可以影响到企业的各个角落，并带来指数级的收益。

6．处理好因变革而带来的种种问题。ICGCommerce（采购外包服务供应商）的外包副总裁吉尔罗伊（JasonGilroy）说：“采购关系到企业内的许多人，而大面积地改变采购模式可能会破坏与供应商之间的长期关系。”他说，必须清楚地告诉员工，管理层是充分支持变革的，还要让员工理解变革的原因，以及这些变革对企业的益处。